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年末調整を目前に控え、各種書類の準備も整いつつあるかと思います。
平成２８年からマイナンバー制度がスタートし、税務署や市役所等へ
提出する各種書類へのマイナンバーの記載も始まります。
そのマイナンバーの収集については、社員の皆さんやその家族の方の
マイナンバーは順調に収集されていることと思います。
しかし、マイナンバーを収集しなければならないのは
社内の方だけではありません。
弁護士や税理士等に対する報酬、個人の外注先に対する原稿料等、
不動産の使用料等については、平成２８年中の支払金額が
一定金額を超えるものは、支払調書の提出が義務付けられており、
その支払調書へのマイナンバーの記載も必要になります。
この社外の方からのマイナンバーの収集については、
相手方からマイナンバーの提供を拒否される場合や、
連絡が取れない場合も多く、苦戦されている会社が多いようです。
そこで、どうしてもマイナンバーの提供を受けられない場合には
以下のような対処が必要とされています。
（参考：国税庁 マイナンバーＦＡＱ）
①取引相手等に法定調書へのマイナンバーの記載は法律で定められた
義務であることを伝え、提供を求める。
②それでも提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存する。
提供を求めた経過等とは、提供を求めた日付やその文書の控え、
提供を拒否された内容についての情報等で、これらを記録、保存することにより
単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
マイナンバーの記載がない場合には、税務署から問い合わせがあることも
あるようで、記録がなければ会社側の責任を問われる可能性もありますので、
経過等を正確に記録し、保存されることをおすすめします。