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こんにちは！
インストラクターの仲野です。
先日、初期指導のためにお客様を訪問したときの話。
ちょうど資料の片づけをされている真っ最中で、
操作の場所を確保するため、指導を始めるまで時間があったため
少しお話を聞くことができました。
そのお客様は図面を扱う業種の会社です。
図面と言えば、私たち会計事務所ではまず利用することのない、
Ａ１などの大きさの用紙を利用されており、しかも、１つの案件について
複数の図面があるので、資料の片づけも一苦労とのこと。
片づけと言っても特別な大判のファイルやケースがあるわけではないので、
普通のＡ４サイズなどのファイルに図面を折りたたんで、案件ごとに綴じていく。
たくさんの図面が入った分厚いファイルをクライアントごとのボックスへ、
といった具合で次々に図面や書類が片付けられていきました。
「１枚１枚はペラペラの薄い紙なのに、数が多くなると、かさばって、
保管しておくのも場所をとるから大変で・・・」とのこと。
以前にもお話しましたが、この「保管場所」の問題、
会計事務所も同じ悩みを抱えています。
可動式の大きなキャビネットがあるという事務所の話も聞いたことがあります。
ゆたかグループではこの問題を少しでも解消すべく、「ペーパーレス化」を進めています。
データという形での資料の保管になるため、一方でボタン１つで消えてしまうリスクも
あります。もちろんそのようなリスクを回避できるように、
保存場所やバックアップ、その他、データの名前の付け方、管理方法まで、
決めなければならないことは山のようにあります。
パンパンに膨らんだファイルが無くなって、キャビネットを空っぽにして、
最終的にはキャビネットそのものを無くそう！と、プロジェクトメンバーを中心に
事務所全体で取り組んでいます。
今後も「ペーパーレス化」に関して、進捗状況をこのブログでも都度ご紹介していきたいと
思いますのでご期待ください！